Relatório mensal com IA: da planilha à página que o diretor lê

Quinta, 9h. Última quinta do mês, que é quando o diretor administrativo quer o “fechamento do setor” na caixa de entrada dele até sexta 17h. Eu tenho uma planilha de 14 colunas e 380 linhas: despesas do RH e do financeiro, admissões, desligamentos, horas extras, atestados, tudo do mês.

Durante três anos esse relatório comeu a minha quinta inteira. Eu abria a planilha, ficava rolando pra cima e pra baixo, montava uma tabela dinâmica que dava errado, refazia, escrevia quatro páginas de texto que ninguém lia. Entregava sexta 16h50, o diretor respondia “ok” na segunda. Só “ok”. Quatro páginas pra um “ok”.

Há três meses faço diferente. Descrevi a planilha pra IA, sem colar um dado de gente. Pedi os cinco números que importam e três frases de análise. Uma página, um gráfico. Entreguei quinta às 11h20. O diretor respondeu em 2 minutos: “ótimo, é isso que eu queria”.

Neste texto você vai sair sabendo: descrever a planilha pra IA sem vazar dado sensível; pedir os 5 números que o diretor realmente olha e 3 frases de análise que não são enfeite; fazer um gráfico simples que cabe na página; e o formato que se lê em 2 minutos.

O que você precisa

• Computador, porque o trabalho é na planilha.
• Conta grátis no ChatGPT ou no Gemini. Ou o Copilot dentro do Excel, se a empresa tem a licença. Nesse caso a planilha nem sai do ambiente da empresa, que é o ideal.- A planilha do mês fechada, com as fórmulas conferidas. Se as somas estiverem erradas, o relatório vai sair errado com a maior elegância.
• 20 minutos de trabalho com a IA (o resto da manhã foi conferir número). Era uma quinta inteira.

Passo 1 — Descreva as colunas, não cole os dados

Aqui está a diferença entre fazer certo e ter problema com a LGPD. Minha planilha tem nome de funcionário, matrícula, salário, motivo de atestado. Nada disso vai pra IA. O que vai é a descrição das colunas e os totais.

Eu abro uma aba nova, chamo de “Resumo”, e monto na mão os totais por coluna com SOMA, CONT.SE e MÉDIA. Se você não sabe montar essas fórmulas, eu ensinei a pedir pra IA no texto sobre Excel. Aí eu descrevo a planilha assim:

Ele volta com os cinco números, a variação em porcentagem calculada, e uma linha de justificativa. No meu caso, ele destacou horas extras (+21 %) em primeiro, e tinha razão: era o que estava puxando a despesa. Eu teria colocado a despesa total primeiro, que é o efeito, não a causa.

No primeiro mês eu colei a planilha inteira, com nome e salário, sem pensar. Percebi no meio da resposta, apaguei a conversa e passei a tarde com dor de barriga. Não deu em nada, mas desde então só descrevo colunas e colo totais.

Desligue, nas configurações da ferramenta, a opção de usar suas conversas pra melhorar a ferramenta. Vinte segundos, e eu faço isso em toda conta nova.

Confira a porcentagem. Ele calcula certo quase sempre, mas eu refaço na calculadora do celular. 1.860 contra 1.540 é 20,8 %. Ele escreveu 21 %. Está certo. Mas eu já vi uma vez ele trocar o sinal e chamar queda de aumento.

Passo 2 — Peça as 3 frases de análise (e corte o enfeite)

Número sem análise é tabela. Análise sem número é achismo. O diretor quer os dois, curtos. Na mesma conversa:

A lista de frases proibidas no final do comando é minha. Eu percebi que a IA adora “vale destacar que” e “conforme observado”, e meu diretor odeia. Todo mês eu adiciono uma expressão nova na lista.

A frase 3 é a única que eu reescrevo na mão, sempre. A IA sugeriu “recomendo revisar a política de horas extras”. Bonito, mas eu não posso recomendar isso: não é minha alçada. Troquei por “as horas extras concentraram-se no setor de produção nas duas últimas semanas; a supervisora já foi avisada”. Isso eu posso dizer, porque é fato e é o que eu fiz.

Na primeira versão, ele escreveu que o aumento de horas extras “sugere sobrecarga da equipe”. Pode ser. Mas eu não tenho como afirmar isso, e o diretor ia perguntar “quem disse?”. Eu escrevo só o que a planilha mostra. O que ela sugere, o diretor decide.

Passo 3 — Um gráfico simples e o formato de 2 minutos

Gráfico é onde a gente perde tempo e o diretor perde paciência. Regra minha: um gráfico, de barras ou de linha, com os dois meses lado a lado, sem cor berrante. Nada de pizza, nada de 3D.

No Excel: selecione a tabela de totais (5 linhas, 2 colunas: mês anterior e mês atual), vá em Inserir, Gráfico de colunas agrupadas. Título curto: “Agosto contra julho”. Pronto. Se tiver Copilot no Excel, é ainda mais rápido, e ele lê os totais direto da aba “Resumo”:

O formato final, que cabe numa página e é o que o diretor lê em 2 minutos:

1. Título: “Fechamento do setor, julho de 2026”. Uma linha.
2. Os 5 números em caixas, com a variação ao lado, em fonte grande.
3. O gráfico, ocupando um terço da página.
4. As 3 frases.
5. Uma linha no rodapé: “Planilha completa em anexo. Dúvidas, estou à disposição.”

O anexo é a planilha inteira, no e-mail interno da empresa, onde ela pode ir. O relatório de uma página é o que ele lê. A planilha é o que ele abre se quiser conferir. Nos últimos três meses, nunca abriu.

No primeiro mês mandei o gráfico com seis cores e uma legenda enorme. O diretor respondeu perguntando “qual barra é agosto?”. Duas cores, título dizendo qual é qual, nunca mais perguntou.

O resultado

Entreguei quinta às 11h20, um dia e meio antes do prazo. Uma página, cinco números, um gráfico, três frases. O diretor respondeu 11h22: “ótimo, é isso que eu queria. Manda a supervisora de produção me procurar”. Em três anos de “ok”, foi a primeira vez que ele reagiu ao conteúdo. E eu tive a quinta-feira de volta pra fechar as notas do financeiro.

A máquina não sabe o que importa pro meu diretor. Mas quando eu digo o que importa, ela encontra o número, calcula a porcentagem e escreve a frase sem “vale destacar”. O resto continua comigo: saber que a frase 3 não é da minha alçada, e que a supervisora precisava ser avisada antes do relatório, não depois.